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Série Scrum Remoto: Adotando uma ferramenta online ideal para o time

April 11th, 2014 No comments

 

Opa Pessoal, 

Vamos a mais um post da série Scrum Remoto. Nesse primeiro projeto aqui na ITSLabs com Scrum remoto realmente não sabíamos qual ferramenta adotar, e como há várias no mercado e algumas se demonstraram até como a solução ideal, preferimos analisar com cautela. 

Lets go…

Qual a ferramenta ideal para Scrum? 

Ouço e vejo muito essa pergunta. Eu digo sempre que não há ferramenta ideal. Uma que funciona bem para um determinado projeto e equipe, pode não funcionar bem para outra. Em um ambiente físico eu ainda gosto de ter as coisas na parede, quadro, etc. Mas e em um time remoto? Aí temos que usar uma ferramenta que pode ser uma planilha eletrônica, uma aplicação, um software desktop, etc. A escolha é da equipe. Mas qual adotar? Vou pelo custo ou por aquela que é famosa na comunidade?

O custo tem que ser analisado sim, e nem sempre o mais caro é o melhor. Pense nisso sempre. O mesmo vale para a segunda pergunta, o fato de ser famosa na comunidade também não quer dizer que é a melhor, e o fato de todo mundo usar não quer dizer que é a ideal ou a melhor do mundo. Há estratégias de marketing por detrás de qualquer produto e é preciso extrair e olhar apenas para o produto seco. É o que faço sempre antes de adquirir qualquer produto, busco identificar essa parte, ignorar e tomar uma decisão com base na razão e necessidade.

E como eu fiz aqui na ITSLabs?

Aqui tínhamos um problema como esse. Uma lição que aprendi é não tomar uma decisão corrida para a escolha da ferramenta apenas porque o Sprint 1 começa amanhã. É uma decisão importante e cara, mas também não posso deixar o team sem nada e as informações precisam estar compartilhadas de alguma forma para termos um tracking do Sprint corrente e saber como estamos indo. E pesquisando no velho Google achei um template feito no Microsoft Excel que parecia atender ao que precisávamos enquanto não tínhamos uma ferramenta ideal para o nosso time. Vejam o template dela:

scrumxls

Claro que não íamos ficar trocando emails com essa planilha, daí, o que usar? O dropbox. Então sempre que ela for atualizada todos são notificados.

O problema

Na planilha que encontrei acima descobri que é ideal para um projeto pequeno e rápido, mas não se encaixa no nosso. Por quê? Simples. Como fazer o tracking de todos os Sprints? A cada release os investidores querem saber como fomos nas últimas 3 Sprints. Quanto tempo gastamos, número de bugs, etc. Iai o que fazer? Mandar cada XLS do Sprint por email e dizer para ele olhar? Ou melhor, criar um novo XLS com essas informações compiladas e mandar pra ele. Mas terei que fazer isso a cada release, e quanto tempo vai custar para isso?

Outro problema que tivemos com a sincronização do DropBox: em alguns casos não funcionava bem. No IOS não atualizava às vezes e aconteceu de um membro da equipe ficar com  o XLS desatualizado.

Em projetos que já trabalhei com Scrum, já usei várias ferramentas, muitas já eram default nas empresas, outras estavam em testes, etc (como Jira, Scrumworks, IceScrum, Mingo etc), mas para o projeto que estou agora a ferramenta ideal foi a Rally pelo seguinte ponto:

- Atende ao nosso projeto;

- O team achou muito fácil de usar e ela se encaixa bem para o nível do projeto;

- Customização da tela;

- Custo x benefício;

É possível saber como as coisas estão muito facilmente.

O que precisa melhorar? 

- Sincronização. Se uma informação é atualizada, é preciso dar reload na página para ser atualizada; a ferramenta deveria atualizar automaticamente;

- Adicionar novo usuário. Se o usuário tem cadastro no rally, não conseguimos adicionar ele ao projeto. Acho que a ferramenta deveria permitir buscar usuários já cadastrados e adicionar ao projeto.

Depois de uma análise, decidimos usar a ferramenta no Sprint 2. Fizemos alguns testes antes com projetos fake para entender e ver se realmente nos ajudaria.

Conclusão 

Nessa busca de ferramenta online para projetos Scrum descobri que não importa a ferramenta que você usa, mas sim se o time está confortável com ela e se a mesma agrega valor para o seu projeto. Não adianta querer empurrar uma ferramenta para o time ou projeto só porque alguém do comercial fez um bom negócio com a criadora da ferramenta. O motivo? A ferramenta pode atrapalhar a equipe, principalmente na curva de aprendizado. Outro aprendizado que ficou é que para cada projeto o melhor é sempre analisar qual ferramenta se adéqua melhor, usar um X tudo pode ser mais fácil, e em alguns casos parece ser mais barato, porém hoje há varias opções onde que você contrata serviços apenas para o que precisa e acho que ter a ferramenta ideal por projeto é mais importante do que querer ter uma ferramenta “for all”.E lembrando que as pessoas são mais importantes que as ferramentas, não adianta investir milhões em aquisição de ferramentas “inovadoras” enquanto não se valoriza e não investe nas pessoas.

Vou ficando por aqui. E você, qual ferramenta Agile tem usado em seus projetos? O que tem considerado para a escolha?

Abracos, see ya!

Série Scrum Remoto: Fazendo retro usando realtimeboard

April 7th, 2014 No comments

Olá Pessoal,  

No post de hoje da série Scrum Remoto vamos ver como fazemos as nossas retros na ITSLabs. Era um ponto que não fazia ideia como faria ao iniciar o projeto, mas sabia que deveria achar uma solução antes do final do primeiro Sprint.  

Lets go… 

Como fazer retrospectiva com time remoto? 

Essa é uma pergunta que muitos devem fazer e que eu também fazia, mas um dia reservei 1hr do tempo para buscar ferramentas que pudessem auxiliar para atingir esse objetivo, pois não bastava ter uma conferência sem saber como o time ia colocar os posts-its. Aí veio algumas ideias do time: 

- Podemos usar o google docs e criar uma planilha e as respectivas colunas: Good | Bad | Should be better.  Assim todos iam vendo;  

- Podemos usar o whiteboard e desenhar como fazemos fisicamente.  

E então, qual delas? 

 Para ser sincero não estava confortável com nenhuma das opções acima. Elas seriam minha última opção e eu queria algo melhor, com um custo x benefício aceitável dentro do orçamento do projeto.

RealTime Board 

Esse cara ai foi a melhor solução que achei e caiu como uma luva. Muito bom. Ele tem templates prontos e um deles era o KanBan. Algumas vantagens que identifiquei:

- Podemos ter 3 projetos private; 

- Sem refresh em browser ou algo do tipo; atualização realmente em tempo real; 

- Nada de share de tela; 

- Muito fácil de usar; 

- A versão paga possui um custo x beneficio aceitável;  

Vejam a seguir como foi a retro da Sprint 0 e o time todo colocando os posts-it remotamente durante a call. 

retrosprint

Fantástico, não? 

Conclusão 

Achei o RealTime uma ótima ferramenta quando queremos refletir um ambiente fisico KanBan em um ambiente remoto, e para quem já estava acostumado não vai sentir diferença.

E você, como tem feito suas retrospectivas com time Scrum remoto? 

Abracos, see ya!!!

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